Nya visioner och gamla beslut

Vid årets Bouleting kommer det att talas om visioner och nyrekrytering. Den utökade ungdomskommittén och Nu vänder vi trenden-projektet kommer, liksom Veteranprojektet, att presentera sina tankar och idéer. Förbundsstyrelsen kommer att presentera sin vision för den kommande treårsperioden och gruppdiskussioner ska hållas. Det är två år sedan förbundsmötet fattade beslut om att genomföra alla de förändringar den omfattande organisationsutredningen, UFO, föreslog – en del av dem kommer att aktualiseras på nytt.

UFO var en fem personer stark utredning som såg över Svenska Bouleförbundets organisation. För årsmötet 2008 presenterade den ett förslag i 53 välmotiverade punkter. Förslaget, som ville effektivisera förbundets organisation och administration för att frigöra resurser att bedriva ett aktivt utvecklingsarbete, antogs i allt väsentligt av förbundsmötet.
En mer flexibel organisation – där arbetet i större utsträckning sker både i utskott och arbetsgrupper samt utförs av enskilda arvoderade personer – var önskvärd.
På sista tiden har förbundet också i högre utsträckning än tidigare arbetat på det sättet. Numera sköts bokföringen externt, till exempel.
– Där såg vi att kansliet hade stort behov av att bli avlastade, eftersom den tog väldigt mycket tid, berättar Jeanette Olofsson – en av dem som då ingick i UFO och som numera är medlem av förbundsstyrelsen.
– Pontus Thuresson arvoderades också för att arbeta med SM och ta fram materialet om hur ett SM arrangeras, som nu finns på hemsidan, fortsätter hon.

Har genomfört projekt och forum
– Veteranprojektet är ett exempel på ett projekt som fått en arbetsbeskrivning, påbörjats, genomförts och avslutats, säger förbundets ordförande Robert Boström, som tycker att förbundsstyrelsen lyckats ganska bra med att arbeta enligt UFO:s förslag.
I veteranprojektets arbete ingår dessutom några av de övriga punkterna från UFO-förslaget.
– Vi fick en checklista med 53 punkter av UFO och den tittar vi på åtminstone en gång om året. Det borde vi kanske göra oftare – men det händer hela tiden saker löpande i ett förbund som gör att sådana här saker bli försenade, säger han.
Både han och Jeanette Olofsson är nämligen medvetna om att delar av UFO-beslutet ännu inte är genomförda.
– Det visade sig att vissa punkter inte var så lätta att konkretisera som det verkade när vi skrev när dem, säger Olofsson.
– Vi har tappat farten lite, säger Boström.
En arvoderad eller deltidsanställd tävlingskonsulent skulle, enligt beslutet, knytas till kansliet senast 2009.
– Eftersom det samtidigt beslutades att tävlingsverksamheten skulle utredas och vi nu genomfört förändringar av den och av sanktionssystemet har det inte varit aktuellt. Det skulle bli konstigt att anställa en konsulent för att ta hand om ett system i förändring, säger Jeanette Olofsson.
I övrigt är den satsning på tävlingsverksamheten som UFO förordade genomförd. Ett arrangörsforum är också inrättat på prov i två år.

”Kan bli bättre om vi vågar släppa efter”
Arbetet med att utbilda de förtroendevalda, och ta fram ett introduktionsprogram för nyvalda, har däremot inte kommit igång ordentligt, även om ordföranden skrivit en kortfattad instruktion till nya ledamöter av förbundsstyrelsen.
– Det är ju generellt väldigt få som anmäler sig till våra utbildningar, säger Jeanette Olofsson och fortsätter:
– SISU har tagit fram ett nytt utbildningsmaterial i föreningskunskap som vi har haft för påseende i förbundsstyrelsen. Det finns egentligen ingen anledning att vi tar fram ett eget – jag tycker att det materialet är bra och att vi ska jobba mer med SISU på både förenings-, distrikts- och förbundsnivå.
Jeanette menar att man måste fundera över vilka vägar man ska gå för att locka folk till utbildningarna och lyckas med en plan för kompetensutveckling.
– Man måste konstatera att det sätt vi har haft hittills har misslyckats, säger hon.
– Men det är inte enkelt. Det går ju inte att tvinga folk. Jag tror i alla fall att vi ska knyta an mer till SISU och använda oss av den kompetens de har. Vi ska nog överhuvudtaget inte tro att vi kan mäkta med allting själva – det kanske till och med blir bättre om vi vågar släppa efter lite.

Ny hemsida kan bli till hjälp
Att den nya hemsidan blivit försenad har medfört att också delar av UFO-beslutet blivit det. Fortfarande hoppas man på att RF:s nya system, IdrottOnline, ska innehålla funktioner för ärendehantering (diariesystem) och medlemsenkäter, intranät som underlättar kommunikationen mellan förtroendevalda med mera.
Den nya hemsidan kommer att lanseras i en första etapp vid årets förbundsmöte och innehåller då inget diariesystem, till exempel, men väl så kallade arbetsrum där medlemmar i särskilda grupper kan hålla kontakten med varandra och jobba tillsammans.

En arbetsgrupp fattas
Förbundets verksamhet ska regelbundet utvärderas och få en tydlig uppföljning – det var ett annat viktigt resultat av UFO:s arbete. En arbetsgrupp skulle tillsättas för att ta fram ”förslag till system och verktyg för utvärdering”.
– Arbetet med utvärderingsverktyg hör till det som inte är påbörjat. Det är kanske dåligt, men så är det och jag kan inte svara på varför vi inte har diskuterat det överhuvudtaget. Det har varit annat som gått före, säger Jeanette Olofsson.
– Men arbetsgruppen skulle vi nog ha kunnat tillsätta – det får vi ta på oss, säger Boström, men fortsätter:
– Samtidigt vet vi av erfarenhet att det inte är alldeles lätt att få folk till uppdragen.
Förbundsstyrelsen fick också, enligt UFO:s förslag, uppdraget att ”kartlägga vilka personer som kan tänka sig att genomföra avgränsade arbetsinsatser inom svensk boule”.
– Den kartläggningen gör vi ju ständigt i och med att vi ber ledamöterna att komma med förslag på folk till olika arbetsgrupper och kommittéer. Men utöver det har vi inte lagt ner någon jättekraft på det, säger Boström.

UFO lever vidare i visioner och tankevärld
– Det har inte funnits tid. Vi skulle med fördel kunnat ha uppe UFO:s checklista på varje styrelsemöte, men vi hamnar varje gång under tidspress. Det är inte så att vi sitter och rullar tummarna på söndagseftermiddagarna, när våra möten går mot slutet – i så fall hade vi ju tagit tag i sådana här saker, säger Robert Boström.
– I de diskussioner om våra visioner som vi nu har dragit igång nämns ju också vikten av utvärdering., säger Olofsson och fortsätter:
– Det är någonting man alltid borde fråga sig – vad förbundet vill och finns till för. Flera av de punkter som återstår får vi med oss, helt eller delvis, i andra diskussioner. Och UFO-förslaget är inte något dött dokument utan någonting som finns i vår tankevärld.
Ordförande Boström håller med.
– Även om det inte är säkert att det som var bra för två år sedan är lika bra idag är arbetet med hur verksamheten bäst organiseras någonting man hela tiden tar med sig.
Jobbet går vidare med andra ord. På styrelsemöten och på Bouletinget den 17 april.